Uitgangspunten
- De Nestorkring is een netwerk van senioren die in maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven hun sporen hebben verdiend op bestuurlijk en senior managementniveau en die hun kennis en ervaring belangeloos willen inzetten voor maatschappelijke organisaties.
- Hoewel sinds de oprichting van de organisatie in 1990 nauwelijks klachten zijn gemeld, kent de Nestorkring als professionele organisatie een Klachtenregeling.
- Het Bestuur van de Nestorkring is eindverantwoordelijk voor de klachtenbehandeling. Het bestuur wijst uit haar midden een Klachtencoördinator aan.
De Werkwijze
De klachtenbehandeling kent 2 fasen, een informele en een formele fase.
- Wanneer een opdrachtgever (klager) ontevreden is over de verleende diensten, kan hij dit melden aan de Nestor met wie contact is geweest. De betrokken Nestor informeert deKlachtencoördinator en nodigt de klager binnen 14 dagen uit voor een gesprek met als doel om tot een voor de klager bevredigende oplossing te komen.
- Indien geen bevredigend resultaat wordt behaald, kan de klager zich binnen 14 dagenschriftelijk wenden tot de Klachtencoördinator. Indien klager van deze mogelijkheid gebruik maakt, stelt de Klachtencoördinator de betrokken Nestor hiervanop de hoogte. De Klachtencoördinator nodigt klager en betrokken Nestor binnen 14 dagen na deze melding uit voor een gesprek met als doel met elkaar alsnog tot een voor de klager bevredigend resultaat te komen.
- Indien deze actie niet leidt tot tevredenheid van de klager, eindigt de informele fase en treedt de formele fase in werking. De Klachtencoördinator informeert het bestuur, dat vervolgens een onafhankelijke Klachtencommissie*)**) formeert.
- De betrokken Nestor maakt een verslag van het proces tot het moment waarop de informele fase is beëindigd en stuurt dit naar de Klachtencoördinator. De Klachtencoördinator draagt er zorg voor dat alle relevante stukken in het bezit komen van de Klachtencommissie.
- De Klachtencommissie nodigt klager en betrokken Nestor binnen 14 dagen uit voor een hoorzitting in aanwezigheid van beide partijen.
- De Klachtencommissie trekt op grond van alle beschikbare informatie en haar bevindingen tijdens de hoorzitting haar conclusie en deelt deze samen met een schriftelijk advies mee aan het bestuur.
- Het bestuur neemt een besluit over het advies van de klachtencommissie en informeert hierover schriftelijk de klager en de betrokken Nestor.
- Het streven is erop gericht om de procedure binnen 3 maanden af te ronden.
Augustus 2023
*)Onder onafhankelijk wordt verstaan dat betrokkenen geen onderdeel uitmaken van de organisatie of anderszins belanghebbend zijn.
**) de Klachtencommissie bestaat uit 3 leden